Fatura yalnızca bir ödeme talebi değildir. Müşteriniz BTW beyannamesi, siz ise kendi muhasebe kayıtlarınız için faturaya ihtiyaç duyarsınız. Eksik bilgi içeren bir fatura Belastingdienst (Hollanda Vergi İdaresi) tarafından geçersiz sayılabilir ve müşteriniz BTW indiriminden yararlanamaz. Aşağıda Belastingdienst’in fatura gerekliliklerini ve gıda toptancılarının özellikle dikkat etmesi gereken konuları bulabilirsiniz.
Zorunlu fatura bilgileri
- Fatura tarihi
- Kesintisiz ve boşluksuz devam eden benzersiz fatura numarası
- Satıcının ve alıcının unvanı ve adresi
- BTW kimlik numarası (btw-identificatienummer)
- KvK (Ticaret Odası) numarası
- Teslim edilen mal veya hizmetin açıklaması ve miktarı
- Fatura tarihinden farklıysa teslim tarihi (leverdatum)
- BTW hariç birim fiyat ve varsa iskontolar
- Oran bazında BTW oranı ve BTW tutarı
- Oran bazında BTW hariç toplam tutar
Yurt dışı teslimatlar veya verlegde btw (sorumlu sıfatıyla BTW) gibi özel durumlar için Belastingdienst’in güncel bilgilerini incelemenizi veya mali müşavirinize danışmanızı öneririz.
Toptancılıkta sık yapılan hatalar
Aynı faturada %9 ve %21 BTW
Gıda ürünlerinin büyük bölümü %9 BTW’ye tabidir; temizlik ürünleri, tek kullanımlık ürünler ve alkollü içecekler ise %21 oranındadır. Bu ürünler aynı faturada yer aldığında her oranın BTW tutarı ayrı ayrı doğru olmalıdır. BTW’nin satır bazında hesaplanıp ardından toplanması, toplamın müşterinin gördüğü kalemlerle birebir uyumlu olmasını sağlar.
Statiegeld
Kutu ve şişelere ait statiegeld (depozito), ürün kalemleri arasında kaybolmamalıdır. Faturada türüne göre ayrı gösterilmesi gerekir. Beyannamede nasıl işleneceğini mali müşavirinizle netleştirmenizi öneririz.
Sipariş edilen değil, teslim edilen miktar
Eksik veya hasarlı teslim edilen ürünler varsa fatura, müşterinin fiilen teslim aldığı miktarları yansıtmalıdır. Teslimat öncesinde faturalama yapıyorsanız fark, asıl faturaya atıfla bir creditfactuur (iade faturası) veya sonraki faturada eksi satır olarak düzeltilir.
Düzenlenen fatura değiştirilmez
Gönderilmiş bir fatura sonradan değiştirilmez. Hatalar iade faturasıyla düzeltilir. Böylece numaralandırma kesintisiz, muhasebe kayıtları tutarlı kalır.
Tahsilatı hızlandıran bilgiler
- Açıkça belirtilmiş vade tarihi
- Tahsilatın ilgili faturayla kolayca eşleştirilmesi için IBAN ve ödeme referansı (betaalkenmerk)
- Müşterinin anında ödeme yapabilmesi için ödeme bağlantısı veya QR kod