Een factuur is meer dan een rekening. Je klant heeft hem nodig voor zijn btw-aangifte en jij voor je eigen administratie. Ontbreekt er iets, dan kan de Belastingdienst de factuur afkeuren en kan je klant de btw niet aftrekken. Hieronder staat wat er volgens de factuureisen van de Belastingdienst op moet, en waar je als levensmiddelengroothandel extra op let.
Wat er altijd op moet
- De factuurdatum
- Een uniek factuurnummer dat doorloopt, zonder gaten in de reeks
- Je eigen naam en adres, en de naam en het adres van je klant
- Je btw-identificatienummer
- Je KvK-nummer
- Wat je hebt geleverd en hoeveel: omschrijving en aantal
- De leverdatum, als die anders is dan de factuurdatum
- De prijs per eenheid zonder btw, en eventuele kortingen
- Het btw-tarief en het btw-bedrag, per tarief
- Het totaal zonder btw per tarief
Twijfel je over een bijzondere situatie, zoals leveringen naar het buitenland of verlegde btw? Kijk dan op de site van de Belastingdienst of vraag het je boekhouder.
Waar het in de groothandel vaak misgaat
9% en 21% op één factuur
De meeste levensmiddelen vallen onder 9%, maar schoonmaakmiddelen, wegwerpartikelen en alcoholhoudende dranken bijvoorbeeld onder 21%. Staan ze samen op een factuur, dan moet het btw-bedrag per tarief kloppen. Reken de btw per regel uit en tel daarna op; dan sluit het totaal aan op de regels die je klant ziet.
Statiegeld
Statiegeld op blikjes en flessen hoort niet tussen de productregels te verdwijnen. Zet het apart op de factuur, per soort. Hoe je het in je aangifte verwerkt, overleg je het beste met je boekhouder.
Wat er geleverd is, niet wat er besteld is
Ontbrak er een doos of was iets beschadigd? Dan hoort de factuur te gaan over wat de klant echt heeft ontvangen. Factureer je vooraf, dan corrigeer je het verschil met een creditnota of een minregel op de volgende factuur, met een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Een factuur pas je niet meer aan
Is een factuur eenmaal verstuurd, dan verander je hem niet meer. Een fout herstel je met een creditnota. Zo blijft je nummering doorlopend en klopt je administratie.
Handig voor je klant (en voor jou)
- Een duidelijke vervaldatum
- Je IBAN en een betaalkenmerk, zodat de betaling makkelijk bij de juiste factuur terechtkomt
- Een betaallink of QR-code, zodat je klant meteen kan betalen