Toptancılıkta kâr marjları düşük, fatura sayısı yüksektir. Geciken her fatura, işletmenizin işletme sermayesinin müşteride beklemesi anlamına gelir. Buna rağmen ödeme hatırlatmaları sıklıkla aksar: ekiplerin zamanı kısıtlıdır ve düzenli bir müşteriye ödeme hatırlatmak çoğu zaman tercih edilmez. Birkaç standart kural bu süreci önemli ölçüde kolaylaştırır.
1. Süreç faturayla başlar
Ödemesi kolay bir fatura daha hızlı tahsil edilir. Dikkat edilmesi gerekenler:
- Faturayı ay sonunu beklemeden, teslimatın hemen ardından gönderin
- Vade tarihini açıkça belirtin
- Tahsilatın sonradan kolayca eşleştirilebilmesi için ödeme referansı kullanın
- Tutar ve referansın hazır geldiği bir ödeme bağlantısı veya QR kod ekleyin
2. Standart bir takvim belirleyin
Hatırlatmaların ne zaman gönderileceğini önceden belirleyin ve bu takvime uyun. Örnek bir takvim:
- Vadeden birkaç gün sonra: nazik bir hatırlatma
- Vadeden iki hafta sonra: daha net ifadeli ikinci hatırlatma
- Vadeden dört hafta sonra: sonraki adımları da içeren son hatırlatma
Bazı toptancılar vade tarihinden birkaç gün önce kısa bir bilgilendirme de gönderir. Bu yöntem ihtar niteliği taşımaz ve tahsilat süresini kısaltır.
3. Üsluba dikkat edin
İlk hatırlatma, faturanın gözden kaçtığı varsayımıyla yazılır: kısa, nazik ve fatura numarası, tutar ile ödeme bağlantısını içeren bir mesaj. Daha net bir üslup sonraki hatırlatmalara bırakılır. Böylece müşteri ilişkisi korunur, tahsilat da gerçekleşir.
4. Hatalı hatırlatmaları önleyin
Ödenmiş bir fatura için hatırlatma göndermek müşteri ilişkisine zarar verir. Bu nedenle önce tahsilatları işleyin, hatırlatmaları ardından gönderin. İade satırlarını da dikkate alın: müşteri eksik teslim edilen ürün için haklı bir kesinti yaptıysa fatura “eksik ödenmiş” sayılmaz.
Bir teslimatla ilgili ihtilaf varsa, konu çözülene kadar ilgili müşteri için hatırlatmaları durdurun.
5. Teslimat anını değerlendirin
Şoför ve plasiyerleriniz müşteriyi düzenli olarak ziyaret eder. Açık faturaları görebildiklerinde konuyu yerinde nazikçe gündeme getirebilir veya açık bir faturayı teslimat sırasında tahsil edebilirler.
Ödeme yine de yapılmazsa
Kurumsal müşterilerde vade aşımından sonra birçok durumda gecikme faizi ve tahsilat masrafı talep edilebilir; ancak bu konu yasal kurallara tabidir. İşletmenize uygun yöntemi mali müşaviriniz veya bir tahsilat bürosuyla değerlendirmenizi öneririz.