In de groothandel zijn de marges klein en de facturen talrijk. Elke factuur die te laat betaald wordt, is geld van jou dat bij je klant ligt. Toch blijven herinneringen vaak liggen: niemand heeft er tijd voor, en het voelt ongemakkelijk om een vaste klant aan te spreken. Met een paar vaste afspraken gaat het een stuk makkelijker.
1. Het begint bij de factuur
Een factuur die makkelijk te betalen is, wordt sneller betaald. Let op:
- Verstuur de factuur zo snel mogelijk na de levering, niet aan het eind van de maand
- Zet er een duidelijke vervaldatum op
- Geef een betaalkenmerk mee, zodat je de betaling straks ook terugvindt
- Voeg een betaallink of QR-code toe: dan staan het bedrag en het kenmerk al klaar
2. Kies een vast schema
Spreek met jezelf af wanneer een herinnering uitgaat, en houd je eraan. Een voorbeeld:
- Een paar dagen na de vervaldatum: een vriendelijke herinnering
- Twee weken na de vervaldatum: een tweede, duidelijkere herinnering
- Vier weken na de vervaldatum: een laatste herinnering, met wat je daarna gaat doen
Sommige groothandels sturen ook al een korte melding een paar dagen vóór de vervaldatum. Dat voelt niet als aanmanen, en het werkt.
3. Let op de toon
De eerste herinnering gaat ervan uit dat de factuur vergeten is. Kort, vriendelijk, met het factuurnummer, het bedrag en de betaallink. Pas bij de volgende herinneringen word je duidelijker. Zo blijft de relatie goed en wordt er toch betaald.
4. Voorkom onterechte herinneringen
Niets is vervelender dan een herinnering voor een factuur die allang betaald is. Verwerk daarom eerst je betalingen en stuur daarna pas herinneringen. Houd ook rekening met creditregels: heeft een klant terecht iets afgetrokken voor een doos die ontbrak, dan is de factuur niet “te weinig betaald”.
Is er onenigheid over een levering? Zet de herinneringen voor die klant dan even stil tot het is opgelost.
5. Gebruik het moment aan de deur
Je chauffeur of vertegenwoordiger staat regelmatig bij de klant. Als zij zien welke facturen er openstaan, kunnen ze het daar vriendelijk ter sprake brengen, of meteen een openstaande factuur innen.
En als er dan nog niet betaald wordt?
Bij zakelijke klanten mag je na de vervaldatum in veel gevallen rente en incassokosten in rekening brengen, maar daar gelden regels voor. Vraag je boekhouder of een incassobureau wat in jouw situatie verstandig is.