Van papieren pakbon naar digitale aftekening

De chauffeur levert, de klant zet een krabbel op de pakbon en het papiertje gaat terug naar kantoor. Als het niet kwijtraakt. Ondertussen staat nergens dat er een doos ontbrak, dat de klant contant betaalde of wie de goederen eigenlijk heeft aangenomen. Een digitale aftekening lost dat op.

Wat gaat er mis met papier?

• Pakbonnen raken kwijt of komen dagen later op kantoor
• Wat ontbrak of beschadigd was, moet iemand overtypen, als het er al op staat
• Bij een discussie (“dat hebben we nooit ontvangen”) is een onleesbare krabbel weinig waard
• Contant geld en pinbetalingen worden pas aan het eind van de dag geteld, en dan klopt de kas niet

Wat leg je vast bij de levering?

• Wie het aannam: de naam van de ontvanger, niet alleen een handtekening
• Handtekening en tijd: automatisch met datum en tijd
• Een foto: van de geleverde goederen, bijvoorbeeld bij een achterdeur of in een magazijn
• Wat er echt geleverd is: per regel het aantal, en waarom er iets niet geleverd is: ontbrekend, beschadigd, over de datum of retour
• De betaling: contant, pin of op rekening, met het bedrag

Wat levert het op?

Kantoor ziet direct wat er geleverd is. De factuur kan meteen worden gemaakt, met de juiste aantallen, en wat er ontbrak wordt een creditregel in plaats van een discussie. Bij twijfel heb je een naam, een handtekening, een tijd en een foto. En aan het eind van de dag weet je precies hoeveel contant geld de chauffeur bij zich hoort te hebben.

Waar moet je op letten?

• Geen bereik: in kelders en op bedrijventerreinen valt het internet vaak weg. De app moet dan gewoon doorwerken.
• Eenvoud: chauffeurs hebben haast. Een paar tikken per stop, niet meer.
• Gewone telefoons: geen dure scanners nodig; een iPhone of Android volstaat.
• Pakbon voor de klant: veel klanten willen nog steeds een pakbon bij de levering. Die kun je gewoon blijven meegeven.